El equipo del Servicio de Recursos Humanos buscaba un nuevo sistema de gestión de casos más eficaz. También querían una forma de administrar los archivos de personal (archivos "p") de 6000 empleados actuales y antiguos de la municipalidad de Liverpool (Liverpool City Council, LCC). El equipo de RR.HH. necesitaba una gestión integral de los casos de relaciones laborales. Necesitaban poder registrar todas las acciones, comunicaciones y resultados en el sistema. También necesitaban crear, editar y resolver casos directamente en el sistema sin tener que usar otras aplicaciones.

La solución también debía incluir un sistema de archivo de personal. Esto permite que cada empleado de LCC tenga un archivo de personal almacenado de forma segura. Los usuarios de RR.HH. necesitaban un método de búsqueda sencillo para encontrar los archivos p por apellido, nombre, número de referencia de pago de Oracle y otra información personal clave.

LA SOLUCIÓN

cBrain obtuvo el contrato para proporcionar a la municipalidad de Liverpool un sistema integrado de gestión de casos. La idea era proporcionar un entorno de trabajo único para los usuarios de RR.HH. en lugar de tener que acceder a varios sistemas para completar las tareas básicas. Los consultores de negocios de cBrain pasaron tiempo "navegando" junto a los usuarios de recursos humanos para comprender sus escenarios de trabajo diario y los problemas que enfrentaban.

Descubrimos que los usuarios pasaban mucho tiempo copiando datos entre diferentes sistemas. Por ejemplo, utilizaban el correo electrónico, las hojas de cálculo de Excel, las carpetas compartidas, un sistema de gestión de documentos heredado y Oracle RH. A los usuarios les resultaba difícil saber dónde estaban las últimas versiones de los documentos. No había una manera fácil de obtener una visión general de los casos que estaban en curso y cuál era su estado. Al final, los usuarios habían desarrollado un sistema de actualización manual de una hoja de cálculo básica para informar a los demás y a la administración de lo que ocurría.

cBrain utilizó F2 Cloud Service para configurar rápidamente un prototipo (alfa) de los principales flujos de procesos. Luego trabajamos con superusuarios para refinar el proceso directamente en los programas de trabajo. Paralelamente, se inició el trabajo de integración con los servicios Exchange, Active Directory y Oracle RH de la municipalidad. Esto se introdujo en la fase beta. Esto permitió la importación automática de correo, el inicio de sesión único para los usuarios y la importación automática de los datos de personal de Oracle. Los 6000archivos de personal se migraron de las unidades compartidas existentes a los casos individuales de los empleados en F2. Se añadieron nuevos metadatos para garantizar que se archivaran correctamente y que fueran fáciles de buscar. Se crearon registros maestros de empleados en F2.

Tres meses después de iniciar el proyecto, los usuarios ya estaban activos en el sistema. Los consultores de cBrain brindaron soporte para detectar las áreas en las que se podía mejorar o perfeccionar el proceso.