La Universidad de Bristol (University of Bristol, UoB) buscaba una forma más eficaz de gestionar los casos para la organización de Investigación y Desarrollo Empresarial (Research and Enterprise Development, RED) y para la Oficina de la Secretaría (Secretary’s Office, SecO) de la Universidad.

El Departamento de RED trabaja con académicos, investigadores, estudiantes y comunidades empresariales dentro y fuera de la UoB para licitar subvenciones y contratos relacionados con la investigación y la empresa, y para gestionar las negociaciones contractuales. RED y los servicios financieros necesitaban gestionar de forma eficaz y eficiente las negociaciones contractuales detalladas y las comunicaciones relacionadas a lo largo del ciclo de vida previo a la adjudicación, abarcando áreas como: los términos y condiciones del plan; las implicaciones de la gobernanza ética; y la gestión del proceso de negociaciones de contratos con los financiadores y los socios empresariales y de investigación.

La Oficina de la Secretaría (SecO) de la Universidad proporciona una amplia gama de asesoramiento y apoyo en cuestiones legales y de cumplimiento a todos los departamentos académicos y profesionales de la Universidad. Las responsabilidades de la oficina incluyen el trabajo en las áreas de derecho inmobiliario y comercial, derecho laboral, propiedad intelectual, seguros, gestión de riesgos, protección de datos, libertad de información, mediación y resolución de conflictos con el personal y los estudiantes, apelaciones y disciplina. La SecO necesitaba gestionar su carga de casos en todas estas áreas, así como proporcionar información de administración para que el equipo respaldara la gestión de la carga de trabajo y los requisitos de informes internos.

LA SOLUCIÓN

cBrain colaboró con la Universidad de Bristol para ofrecer una solución compartida que pudiera resolver los problemas que los usuarios tenían con los sistemas actuales.

La plataforma F2 ofrece una integración automatizada del correo electrónico, por lo que los usuarios pudieron almacenar los registros de correspondencia y los archivos adjuntos en un único lugar, sustituyendo el enfoque anterior de utilizar Outlook, unidades de red compartidas e imprimir copias en papel. El equipo del proyecto trabajó con los usuarios para configurar plantillas de casos y listas de verificación para gestionar el proceso de principio a fin. Las listas de verificación también incluyen campos de datos adicionales para recopilar información específica relacionada con la investigación, y estos datos se combinan en plantillas de documentos y comunicaciones de forma automática. La plataforma registra todas las acciones en el historial del caso, lo que facilita el establecimiento de un registro de auditoría de la correspondencia por correo electrónico, el historial de documentos y las decisiones tomadas.

El proyecto utilizó un enfoque ágil, trabajando con los "superusuarios" de la Universidad para crear prototipos iniciales y luego refinarlos en función de los comentarios. Esto significó que la solución creada fue impulsada directamente por los usuarios del servicio, que se convirtieron en expertos en el uso del sistema antes de su implementación.

El equipo de servicios de TI de la Universidad gestionó el proyecto general y apoyó la integración con los sistemas de autenticación de la universidad y los sistemas de correo. También utilizaron las API REST de la plataforma para integrar datos académicos y de los estudiantes en la plataforma.